机の使い方をチェック！仕事を効率よく進めるためには？

こんにちは。小栁です。

先日、甥っ子最後の保育園の運動会に行ってきました。

甥っ子が我が家に遊びに来た時、お遊戯の練習・駆けっこの練習・足に豆を作っても練習をし続けている竹馬の事など沢山話してくれていたので、首を長くして運動会の日を待っていました。

実際に保育園の子供達を目にして一生懸命に取り組んでいる姿や、最後の運動会という事もあり涙を流している親御さんの姿に私自身込み上げてくるものもあり、素敵な物を見せてもらったと感じました。

甥っ子が入園してから毎年運動会の日は雨で延期になっていたので行くことができなかったけど、最後の運動会で成長した甥っ子の姿を見ることができて本当に良かったです。

それでは今回ですが、「身の回りの整理整頓、職場の清潔さを保ちます。」と弊社のクレドにありますが、「机が片付いてなく必要なものがすぐに見つからない」「書類の片づけができていない」など耳にすることがあるので机の整理整頓について書かせていただきますね。

画像はこちらからお借りしました。

整理整頓も仕事の1つ

社会人になってからは、整理整頓も仕事のうちなのです。

机の上の物を整理しておかないと、大切な資料が見つかりにくくなったり、汚れたりします。場合によっては、なくしてしまうこともあります。

後片付けがどんなに面倒とはいえ、会社で仕事をしている以上、面倒は言い訳になりません。机の上はきちんと整理整頓して、きれいにしておくことが社会人としてのマナーです。

机の上が散らかっていると「一生懸命に仕事をしている人」という印象を与えます。会社で仕事をしていると、そういうかっこいい印象を与えるために、わざと散らかしている人もいます。

しかし、仕事ができる印象は「机の上」ではなく、実際の仕事の「成果」で見せることなのです。

机の整理・整頓の３大原則

①わかりやすく

机の上も引き出しの中も常に整理しておいてください。

たとえば「以前に頼んでおいた書類を見せてくれ」と言われた時に、すぐに取り出せるようにすること。机上が整理されているのは見た目にもきれいで気持ち良いものです。

整理・整頓は仕事の能率を上げる上でも重要なポイントになります。

②いつも清潔に

茶碗の跡、消しゴムのカスなどで机の上が汚れていませんか。

きれいな机と汚い机では仕事に対しての意気込みも変わってきます。きれいな机であれば書類が汚れることもありません。

③書類は置きっぱなしにしない

すぐに使わない書類はファイリングして保管する習慣をつけ、作成中の書類、資料として参考にしている書類は席をはずす時に片づけてください。

少しの間であれば、その上にモノを乗せておけば「作業中なので触らないでください」という意思表示になるそうです。

整理整頓のコツ

1.机の上や引き出しの中を整理整頓

仕事の効率を上げるにはまず、机の上や引き出しの中を整理整頓することから始めてください。書類・事務用品等をまとめたり、ファイリングすることが肝心です。
よく使う物、ペンや付箋紙等の事務用品は、机の上に一箇所にコンパクトにまとめる事をお勧めします。また、細かい文具は引き出しの中で、仕切りを使って収納すると、使い勝手が良く、必要なときに探す時間を省くことが出来て、効率よく仕事をするには最適な整理整頓法です。

2.処理済書類はまとめて保管

１つの仕事が終わっても、なかなか関連の書類を処分することは出来ないですよね。その場合は、処理済書類のファイリングを作って、そのファイルにまとめて保管しておくことも、整理整頓のコツといえます。または、スキャンを活用して紙媒体ではなくデータとして保存していくことも有効な整理整頓のコツの1つです。
但し、そのままずっと保管しておくのではなく、保管期限を決めて、毎月処理済ファイルを確認をして、必要がないと判断した書類は処分することも忘れずに行ってください。

3.1つ終わる度にお片付け

整理整頓のコツとしてと、机周りの片付けを身につける事が必要です。習慣化することによって、より机周りが整理整頓され、仕事の効率を図ることができます。
そのためにも、1つの仕事が終わったらまず机の上を綺麗に片付けましょう。ボールペンやスケールや電卓など、次の仕事に使うかも知れないアイテムも、とにかく1度元の場所に戻します。机を綺麗にした状態で次の仕事に取りかかれば、その仕事に必要な物だけがデスク上に置かれるので、整理整頓した状態で仕事をすることが出来ます。
仕事をしたら片付ける。それをクセ付することが、整理整頓と共に仕事も捗るコツにもなります。

4.クリアファイルは必需品

紙媒体の書類は全て、クリアファイルで保管するようにしましょう。項目毎にクリアファイルに納めて、必ず一目で見て分かるようにタグシール等でタイトルを付けておくと、ファイルがとても探しやすくなります。
ファイルボックスを活用して、クリアファイルを重要度別に分けて保管するのも、コツの1つです。
書類を探す事って、結構時間が掛かったりしますよね。その作業を省くコツを掴むことによって、効率よく仕事を行う事が出来るのです。

5.自分のルールを決める

整理整頓をするコツとして、一番大切なのは、自分なりの片付けルールを決めることです。
書類作成のために集めた参考資料の保管は何ヶ月までと決めたり、会社帰宅時には必ず机を綺麗にしてから帰る、デスクの上には仕事以外の物は置かない、使った物は元の場所に戻す等、ルールを決めて整理整頓をする様に心掛ける事によって、探す事の紛らわしい作業が軽減され、スムーズに仕事が出来る環境になります。
整理整頓のコツを取得することによって、仕事の効率がアップし、仕事の向上にも繋がるのです。

最後に

整理整頓と言っても、そんなに難しい事ではありません。余計な物を排除することによって、仕事でも余計な作業を排除することが出来るのです。
スムーズに仕事を行うことは、ストレスの軽減や残業の減少にも繋がりますので、整理整頓のコツを掴んで、仕事しやすい環境を作ってくださいね。