恥をかく前に知っておきたい！ビジネスメールの基礎知識（前編）

おはようございます～ ヾ(o´ヮ｀)ﾉ ☆彡　丸安毛糸　事務の小椋です^^♬

 

今年の台風ってなんでこんなに日本大好きなんでしょうね(´･_･`)

一度去ったのにぐるっと回って戻ってきたり、いきなり進路を変えて日本列島縦断してみたり・・・水不足は解消された様ですが、この湿気や雨はもうそろそろ勘弁して欲しいですよねﾟﾟ(ﾟ´Д｀ﾟ)ﾟ

 

さてさて、前回「手書きの手紙」について書いたあとの今回、私がお届けするのは「電子メールのルール」です^^

電子メールをされていない方のほうが珍しい昨今、自分宛にくるメールやDMメールも意外と( ´-` ).｡oO (ん？)と思うようなものがチラホラと舞い込んできます。

ひどい時には誰から来たのか名前すら書いてないメールもあるくらいです(相手はアドレスさえあればわかると思っているのでしょうか？)。

ビジネスでは必ず本人だけが見るとは限らないE-MAIL。急遽別の方が見ることも少なくないはずです。

そんな時でも、ちゃんと相手に目的、用件、期日などなどわかりやすいように記載しておくのが最低限のマナーではないでしょうか？

簡単ではありますが、ビジネスメールの注意点、約束事などをお伝えさせて頂きますね^^

 

☆電子メールの基本ルール☆

電子メールの書き方も、通常のビジネス文書と基本的に大きな違いはありません。ただ、特性上、いくつかの注意点があります。例えば時候のあいさつなど、儀礼的な文章は省きます。一日に何通もメールを受け取る相手には、件名を書いたら率直に用件に入ったほうが親切です。ただし、儀礼的な文章を省くからといって、友達とのやりとりのような砕けた表現は禁物です。電子メールの文面には、知らず知らずその時の気分が出やすいものなので、相手にどう受け止められるかを配慮する必要があります。

送信するときの3つの約束事

電子メールを送る際、忙しい相手を煩わせず、用件をスムーズに伝えられる用、次の3つのことを覚えておきましょう^^

①要件がひと目でわかる件名を付ける

受信トレイにメールがいくつも並んだとき、相手は件名を見てある程度内容を判断し、優先順位の高いものからメールを開いていきます。用件がわからないメールだと後回しにされたり、見落とされて行き違いになる可能性もあります。件名は「○○の打ち合わせの件」「△△の企画の件」など、用件を簡潔に示しましょう。

友達同士のメールでは「ごぶさたしています」「お元気ですか」といった件名をつけることもあると思いますが、ビジネスでは単なる時候あいさつかと判断されてしまう可能性もあります。

②箇条書きを多用して完結にまとめる

電子メールは「簡潔的確」「結論先出し」が原則です。だらだら長い文章では、用件が伝わりにくく相手にストレスを与えてしまいます。1通のメールに用件が複数ある場合は、箇条書きを多用して項目ごとに開業し、空白を作ると見た目にもわかりやすくなります。

③最後に必ず署名をつける

ビジネスメールでは、送信者名、会社名、連絡先などをまとめた署名を最後につけるのが慣例です。署名設定機能などで、あらかじめ自分の署名を作成しておくと便利でしょう^^

 

次回は、「恥をかく前に知っておきたい！ビジネスメールの基礎知識（後編）」をお届けします～＼(^o^)／