封筒は郵便物の第一印象を決定付けるツール。書き方にルールがあるのは知っていますか。

皆様、こんにちは。小柳です。

夏の楽しみといえば、海水浴・花火大会・肝試し・盆踊りなどなどありますが、どのような夏を皆様はお過ごしになりましたか。

私は8月下旬に丸安毛糸のある両国の隣り駅、錦糸町で毎年行われている「すみだ錦糸町河内音頭大盆踊り」に参加してきました。 盆踊りに行ってもビール片手に屋台でおつまみを買うのが恒例だったのに、なぜなのか？自分でもわかりませんが、今年は踊りに参加したのです。普段やらないことをするのも意外と楽しいものなんですね！盆踊りの何日か前にステップの練習会があるそうなので、来年は参加して格好良く輪の中で踊るのを友人たちと目標にしました。

さて、今回ですが毎日郵便物を目にし仕訳をしていると、封筒の宛名書きが気になる時があるんです。これって正しい書き方だったかな？問題ない書き方なのか？？などと・・・そこで、封筒の書き方について基本的なことを調べてみましたのでお付き合いをお願いします。

封筒のタイプ

封筒には縦書きと横書きという2つのタイプがあり、そこに宛名や住所を書きます。縦書きと横書きの使用に決まりはありませんが、一般的には、ビジネスシーンで取引先へ送る郵送物や目上の人に対する手紙などは、縦書きの方が丁寧な印象を与えることから好まれています。一方で横書きは、親しい仲にある人に対して送るときに好んで用いられる封筒です。そのため、縦書きはビジネスシーンや格式のある場合、横書きは親しい仲の人への手紙と使い分けておくといいそうです。

縦書き封筒の書き方

《表書き》

■切手
切手はなるべく少ない枚数にしてください。2列で貼っているケースもありますが残り物をかき集めて貼った印象を与えてしまいます。

■住所
都道府県名から縦書きで書きます。文字数とスペースを考えながら均等に割り振ります。スペースが足りなくなって寸詰まりになっているものは見た目にも良くありません。住所は略さずに「＊＊番＊＊号」まで漢数字を使って書きます。「－」を使っても良いです。

■宛名
中央に大きく、住所よりも一段下げて書き始めます。会社名は（株）（有）などと略さず、「株式会社」「有限会社」などと正式名称で書きます。個人名を併記する場合には、会社名に「御中」や敬称は付けません。個人名の宛先の下に「様」を書くだけです。部署名がわかっている場合には省略せずに記入します。

《裏書》

■封締め
縦書き封筒の場合には、「〆」「封」などの封字を書きます。これは「確かに封を致しました」というしるし。横書き封筒の場合には省略してもよいことになっています。

■差出人住所
封筒の継ぎ目の右側に日付、そして中心線から左側に住所と名前を書きます。宛名よりも小さめの字で書きます。郵便番号も省略せずに書きます。

■差出人氏名
封筒の継ぎ目の右側に住所よりも大きな文字で書きます。

横書き封筒の書き方

《表書き》

■切手
右上に貼ります。「縦長にしたときに左上」になる位置に貼ると覚えておくと分かりやすいでしょう。

■宛先住所
漢数字ではなく算用数字でも大丈夫です。

■宛名
縦書き同様、住所より一回り大きく記入します。

《裏書》

■日付
左上に小さく書きます。

■郵便番号
省略せずに記入しましょう

■差出人住所・氏名
封筒の横幅の３分の１におさまるように住所・氏名を書きます。

画像はこちらからお借りしました。

封筒を準備する際のルール

■敬称

• 会社には「御中」
• 個人には「様」
• 会社名＋個人名には「御中」は不要。「様」のみ。
• 部署名がわかっている場合には省略せずに記入。
• 「殿」は目下に使うものです。

■セロハンテープやホッチキス留めは？
封はセロテープではなくのりで貼り付けます。中の便箋や封筒同士くっつかないように封筒にのり付けてください。

■親展とは何？
○　「ご本人自ら開封して下さい」という意味です。
×　「親しみを込めて」という意味ではありません。

役員会の議事録や人事関係の書類そして公表されていないデータ、履歴書など本人以外の目に触れてほしくないものは親展で送ります。

最後に

封筒はその郵便物の第一印象を決定付けるツールです。そこには様々なルールが存在します。書き方ひとつで差出人から受ける印象が変わることもありますので、基本的な書き方のマナーを覚え、相手に失礼とならないよう心がけたいですね。

コチラはビジネス文書を作成するコツが書かれていますので、併せて読んでいただけると幸いです。

それでは。